אימות חתימה נוטריוני והעתק נאמן למקור: מה ההבדל ביניהם?

ההבדל המרכזי הוא שפעולת אימות חתימה נוטריוני מאשרת את זהותו של האדם שחתם על המסמך בפני הנוטריון ואת העובדה שעשה זאת מרצונו החופשי, בעוד שאישור העתק נאמן למקור מאשר שצילום של מסמך זהה לחלוטין למסמך המקורי שהוצג פיזית. שני האישורים ניתנים על ידי נוטריון מוסמך בהתאם להוראות חוק הנוטריונים, תשל"ו-1976, אך הם משרתים מטרות משפטיות שונות לחלוטין. כאשר אתם נדרשים להציג מסמכים רשמיים לגורמים בארץ או בחו"ל, חשוב להבין איזה אישור בדיוק נדרש מכם כדי למנוע עיכובים מיותרים בתהליך.

רבים נוטים להתבלבל בין סוגי האישורים הנוטריוניים השונים, שכן שניהם כוללים חותמת אדומה וסרט אדום, ושניהם ניתנים על ידי אותו איש מקצוע. עם זאת, המשמעות המשפטית של כל חותמת היא שונה בתכלית. בעוד שהאחד מתמקד באדם החותם ובכוונותיו, השני מתמקד במסמך עצמו ובאותנטיות שלו ביחס למקור.

מה זה אימות חתימה נוטריוני ומתי צריך אותו?

אימות חתימה נוטריוני הוא אישור משפטי רשמי שבו נוטריון מצהיר כי אדם מסוים התייצב בפניו, זוהה כהלכה באמצעות תעודה מזהה רשמית, וחתם על המסמך מרצונו החופשי לאחר שהבין את תוכנו. הליך זה נועד למנוע זיופים, כפייה או טענות עתידיות של החותם כי לא הבין על מה הוא חותם או שחתימתו זויפה.

במהלך הפגישה במשרד, הנוטריון אינו משמש רק כ"חותמת גומי". עליו להפעיל שיקול דעת משפטי, לבחון את התנהגות החותם ולוודא שאין עליו לחץ חיצוני. אם מתעורר חשד קל שבקלים כי האדם אינו צלול בדעתו או שהוא חותם תחת איום, הנוטריון מחויב על פי דין לסרב להעניק אימות חתימה נוטריון למסמך.

חשיבות ההבנה וההסכמה מדעת

אחד התפקידים הקריטיים של הנוטריון הוא לוודא שהחותם מבין היטב את המשמעות המשפטית של הפעולה שהוא מבצע. הדבר מקבל משנה תוקף כאשר מדובר באנשים מבוגרים או באנשים בעלי מוגבלויות. במקרים מסוימים, הנוטריון עשוי לדרוש תעודה רפואית עדכנית המעידה על כשרותו המשפטית של החותם, כדי להבטיח שהמסמך יעמוד במבחן בית המשפט אם יותקף בעתיד.

מה קורה כאשר החותם אינו דובר את שפת המסמך?

מצב נפוץ במשרדי עורכי דין הוא שלקוח נדרש לחתום על מסמך בשפה שאינו קורא או מבין. במקרה כזה, תקנות הנוטריונים אוסרות על ביצוע אימות חתימה נוטריוני אלא אם כן המסמך תורגם לחותם. אם הנוטריון עצמו שולט בשפתו של החותם, הוא רשאי לתרגם לו את התוכן בעל פה לפני החתימה. לחלופין, ניתן להיעזר במתרגם מקצועי שיתרגם את המסמך ויצהיר על נכונות התרגום בפני הנוטריון.

מקרים נפוצים הדורשים אימות חתימה

הדרישה לאימות חתימה עולה לרוב בעסקאות בעלות משמעות כלכלית או משפטית כבדה. דוגמה מובהקת לכך היא ייפוי כוח בלתי חוזר הניתן במסגרת עסקאות במקרקעין. כאשר אדם מוכר או קונה נכס, עורך הדין המייצג אותו זקוק לייפוי כוח כדי לבצע פעולות בשמו בלשכת רישום המקרקעין (טאבו). ואם אותו אדם מייפה כוחו של אדם שאינו עורך דין, אזי על פי חוק, ייפוי כוח כזה חייב להיות מאומת על ידי נוטריון.

כמו כן, אימות נדרש במקרים מורכבים כמו בעת עריכת הסכמי ממון לפני הנישואין, או בעת אישור תצהירים משפטיים המיועדים לשימוש מחוץ לגבולות ישראל.

מה זה העתק נאמן למקור ומתי משתמשים בו?

אישור העתק נאמן למקור הוא חותמת ואישור של נוטריון המעידים כי צילום או סריקה של תעודה מקורית תואמים במדויק למקור שהוצג פיזית בפניו. מטרת האישור היא לאפשר לאדם להגיש מסמכים רשמיים לגורמים שונים, מבלי שייאלץ למסור את התעודה המקורית עצמה ולהסתכן באובדנה או בהשחתתה.

כאשר אתם מגיעים למשרד הנוטריון, עליכם להציג את המסמך המקורי. הנוטריון בוחן את המקור בקפידה, מוודא שאין בו סימני זיוף, מחיקות או שינויים חשודים, ולאחר מכן מצלם אותו בעצמו או משווה אותו לצילום שהבאתם. לבסוף, הוא מצרף אישור העתק נוטריוני חתום בחתימתו ובחותמת הלחץ האדומה שלו, הקושרת באופן בלתי ניתן להפרדה בין האישור לבין צילום המסמך.

הסכנה במסירת מסמכי מקור

תעודות רשמיות כמו תעודת בגרות, דיפלומה אוניברסיטאית, תעודת נישואין או דרכון, הן מסמכים שקשה, יקר ולעיתים בלתי אפשרי להפיק מחדש. רשויות ומוסדות ברחבי העולם מודעים לכך, ולכן הם מאפשרים הגשה של העתקים, בתנאי שגורם מוסמך ואובייקטיבי – קרי, נוטריון – אישר שהם זהים למקור. כך אתם שומרים על המסמכים היקרים שלכם בטוחים בביתכם.

מתי משתמשים באישור העתק נוטריוני?

הצורך בהעתקים נאמנים למקור עולה בעיקר מול רשויות, מוסדות אקדמיים וגופים פיננסיים בחוץ לארץ. מוסדות אלו דורשים אסמכתאות רשמיות כדי לקדם תהליכים בירוקרטיים, אך אינם יכולים לשמור אצלם תעודות מקוריות של אזרחים זרים.

לדוגמה, אם אתם מגישים בקשה לאזרחות זרה או לדרכון אירופאי, השגרירות תדרוש מכם להציג ערימה של מסמכים: תעודות לידה, תעודות שינוי שם ותעודות יושר מהמשטרה. הדרך המקובלת והבטוחה ביותר היא להגיש העתק נאמן למקור לכל אחד מהמסמכים הללו. בדומה לכך, סטודנטים ישראלים המבקשים להתקבל ללימודים גבוהים באוניברסיטאות בחו"ל נדרשים להגיש אישורי זכאות לתואר וגיליונות ציונים מאומתים.

גם בתוך גבולות ישראל ישנם מקרים הדורשים אישור זה, כגון הגשת מסמכי התאגדות של חברה למכרזים ממשלתיים, פתיחת חשבונות בנק עסקיים מורכבים, או רישום קבלנים ברשם הקבלנים של משרד הבינוי והשיכון.

מה ההבדל בין אישור נוטריון לאישור עורך דין?

ההבדל העיקרי טמון בסמכות המשפטית ובמשקל הראייתי של האישור, שכן אישור נוטריון נחשב לראיה קבילה בבית משפט ללא צורך בהוכחה נוספת, בעוד שאישור עורך דין רגיל אינו נהנה ממעמד זה. על פי סעיף 19 לחוק הנוטריונים, תשל"ו-1976, אישור נוטריוני מהווה ראיה מספקת בכל הליך משפטי לאמור בו, מבלי שיהיה צורך לזמן את הנוטריון להעיד על כך.

חשוב להבין שכל נוטריון הוא עורך דין, אך לא כל עורך דין הוא נוטריון. כדי לקבל רישיון נוטריון ממשרד המשפטים, עורך הדין חייב להיות בעל ותק של עשר שנים לפחות בעריכת דין, לעבור השתלמות ייעודית, להיות בעל עבר פלילי ומשמעתי נקי לחלוטין, ולקבל את אישורה של ועדה מיוחדת. דרישות מחמירות אלו נועדו להבטיח שמי שמספק שירותי נוטריון בחיפה או בכל עיר אחרת, הוא איש מקצוע מנוסה, אמין ובעל שיקול דעת משפטי מעמיק.

השוואה: אישור נוטריוני מול אישור עורך דין

תוקף בינלאומי וחותמת אפוסטיל

הבדל משמעותי נוסף נוגע להכרה בינלאומית. כאשר אתם נדרשים להציג מסמך במדינה זרה, אישור של עורך דין ישראלי רגיל חסר כל תוקף, שכן הרשויות בחו"ל אינן מכירות אותו. לעומת זאת, אימות חתימה נוטריוני או אישור העתק נוטריוני יכולים לקבל תוקף בינלאומי באמצעות הוספת חותמת "אפוסטיל" (Apostille).

על פי אמנת האג משנת 1961, מדינות החתומות על האמנה מכירות באישורים נוטריוניים של מדינות אחרות, בתנאי שצורפה להם חותמת אפוסטיל מטעם המדינה המנפיקה. בישראל, חותמת זו ניתנת על ידי בתי המשפט השלום או משרד החוץ, והיא מאשרת הלכה למעשה כי הנוטריון שחתם על המסמך אכן מוסמך ומוכר על ידי מדינת ישראל.

אילו מסמכים צריך להביא לפגישה עם הנוטריון?

כדי לקבל שירות נוטריוני, יש להגיע לפגישה עם תעודה מזהה מקורית ורשמית, יחד עם המסמך שאותו נדרש לאמת או לאשר. הכנה נכונה מראש תחסוך לכם זמן יקר ותמנע מצב שבו תצטרכו לקבוע פגישה נוספת רק בגלל מסמך חסר.

אלו המסמכים והפריטים שעליכם להכין לקראת הפגישה במשרד:

• תעודה מזהה תקפה: על פי תקנות הנוטריונים, הזיהוי נעשה בדרכון או בתעודת זהות, או בתעודה ציבורית אחרת הנושאת את תמונתכם ושיש בה, לדעת הנוטריון, כדי לזהות אתכם. שימו לב: בייפוי כוח לעסקה במקרקעין הזיהוי הוא בתעודת זהות או בדרכון בלבד, ולכן הכי בטוח להגיע עם אחד מהם.
• המסמך המקורי (עבור העתק נאמן למקור): חובה להביא את התעודה המקורית עצמה. הנוטריון אינו יכול לאשר העתק על סמך צילום, סריקה במייל או תמונה בטלפון הנייד. הוא חייב לראות ולמשש את המקור.
• המסמך המיועד לחתימה (עבור אימות חתימה): הביאו את המסמך מודפס, ברור ומוכן. חשוב מאוד: אל תחתמו על המסמך בבית! החתימה חייבת להתבצע פיזית מול הנוטריון כדי שיוכל לבצע אימות חתימה נוטריוני כחוק.
• מסמכי תאגיד (אם רלוונטי): אם אתם חותמים בשם חברה בע"מ או עמותה, יש להביא תעודת התאגדות, תקנון חברה ואישור מורשי חתימה עדכני מטעם רואה חשבון או עורך דין, כדי שהנוטריון יוכל לאמת שאתם אכן מוסמכים לחייב את התאגיד.

טעויות נפוצות שכדאי להימנע מהן

הטעות הנפוצה ביותר שאנו רואים במשרד היא לקוחות שמגיעים עם מסמך שכבר חתמו עליו מראש, מתוך מחשבה שהנוטריון רק צריך להוסיף חותמת. במצב כזה, הנוטריון ייאלץ לבקש מכם לחתום שוב בפניו, או להדפיס עותק חדש וריק של המסמך. טעות נוספת היא הגעה עם תעודת זהות בלויה, שבורה או כזו שהתמונה בה מטושטשת לחלוטין, מה שמונע מהנוטריון לזהות אתכם בוודאות.

אם מדובר במסמכים מורכבים הקשורים אל עריכת צוואות וייפוי כוח, מומלץ להעביר את הטיוטה לעיון הנוטריון במייל טרם הפגישה. כך הוא יוכל לוודא שהמסמך ערוך כראוי, שאין בו סתירות משפטיות, ושהוא מוכן לאישור מהיר ויעיל כשתגיעו למשרד.

שאלות נפוצות

האם אפשר לעשות אימות חתימה נוטריוני בזום?

לא. לפי סעיף 11 לחוק הנוטריונים, נוטריון לא יאמת חתימה אלא אם החותם עמד לפניו, זוהה וחתם בפניו על המסמך. גם כשהנוטריון מפיק אישור נוטריוני אלקטרוני, החותם עדיין חייב להתייצב בפניו. אל תתבלבלו עם אימות חתימה או תצהיר בפני עורך דין: אותם ניתן, בתנאים מסוימים, לבצע בהיוועדות חזותית, אבל זה אינו אישור נוטריוני.

האם נוטריון יכול לאשר העתק של מסמך שהוא עצמו הדפיס מהאינטרנט?

כן. ועדת הנוטריונים קבעה שנוטריון רשאי לאשר העתק של תדפיס מחשב ממאגר מידע מקוון, למשל נסח מרשם המקרקעין או מרשם החברות, ובלבד שיציין באישור עצמו שמדובר בתדפיס ממאגר המידע של אותו גורם. האישור מעיד שהתדפיס תואם את מה שהופיע במאגר במועד ההדפסה, ולא שהמידע במאגר עצמו נכון.

האם צריך לקבוע תור מראש לשירותי נוטריון?

מומלץ מאוד לתאם פגישה מראש כדי לוודא שהנוטריון נמצא במשרד ופנוי לקבל אתכם ללא המתנה. תיאום מראש גם מאפשר לנוטריון לבדוק אילו מסמכים בדיוק עליכם להביא, ולהכין את האישורים והסרטים האדומים הנדרשים מבעוד מועד.

האם רישיון נהיגה מספיק כדי לזהות אדם בפני נוטריון?

לא תמיד. תקנות הנוטריונים מאפשרות זיהוי בדרכון, בתעודת זהות או בתעודה ציבורית אחרת הנושאת תמונה, שיש בה לדעת הנוטריון כדי לזהות את החותם, כך שרישיון נהיגה עשוי להתקבל לפי שיקול דעתו. אבל בייפוי כוח לעסקה במקרקעין התקנות דורשות תעודת זהות או דרכון בלבד. כדי לא להסתכן, הגיעו עם תעודת זהות או דרכון בתוקף.

האם אישור נוטריוני עולה כסף והאם אפשר להתמקח על המחיר?

שירותי נוטריון כרוכים בתשלום, אך שכר הטרחה קבוע, אחיד בכל הארץ ומתעדכן מעת לעת על ידי משרד המשפטים. הנוטריון אינו רשאי לגבות סכום גבוה או נמוך מהתעריף הקבוע בתקנות, ולכן המחיר זהה בכל משרד ואין אפשרות להתמקח עליו.

לסיכום, בין אם אתם זקוקים לאישור זהותכם בעת חתימה על מסמך משפטי ובין אם עליכם להציג תעודות רשמיות לגורם זר, הבנת ההבדל בין אימות חתימה נוטריוני לבין העתק נאמן למקור תייעל את התהליך. הכנה נכונה של המסמכים והתעודות המזהות תבטיח שהפגישה במשרד תהיה קצרה, יעילה ומקצועית, ותאפשר לכם להמשיך בקידום ענייניכם ללא עיכובים.

זקוקים לשירותי נוטריון מהירים ומקצועיים בחיפה? משרד עוה״ד הדר ארבל - חברת עורכי דין, שדרות מוריה 30 חיפה, טלפון 04-6105972, זמין עבורכם לכל אישור נוטריוני נדרש. שלחו לנו הודעת וואטסאפ לתיאום פגישה או צרו קשר דרך האתר ונשמח לעמוד לשירותכם.